Переважна кількість прес-служб мають одну величезну проблему, яка є основною й геть псує стосунки зі ЗМІ. Полягає вона у наплювацькому та дуже "неохайному" оформленні самого матеріалу (після чого цей матеріал треба конкретно чистити перед розміщенням на сайті). Як ви розумієте, такий матеріал (якщо він, звичайно ж, не платний) легше "не помітити", ніж витратити на нього хвилин 15-20 робочого часу. Тому 99% редакцій відправляють такі матеріали прямісінько у сміттєвий кошик. Що потрібно робити, щоб ваша стаття також не потрапила туди Deadline публікує матеріал.

Зазвичай при першому знайомстві з прес-службою журналісти чи редактори вносять виправлення, згудно стандартів редакції. Їх треба не просто запам'ятати, а виконувати. Якщо матеріал без належного оформлення потрапляє до редакції 2-3-4 рази, у такому випадку це вже конкретно дратує і викликає стійку алергію, як на саму прес-службу, так і на компанію. Наслідки такої реакції самі можете зрозуміти, т. я. спільнота журналістів дуже тісна, і дурна слава про цю прес-службі рознесеться зі швидкістю звуку.

Ось основні чинники, які доводять до сказу редакторів видань.

ПРОБЛЕМА № 1. Тексти надсилаються не у форматі MS Word , а в pdf. Ви створили матеріал, узгодили його з керівництвом та вважаєте, що формат pdf захистить статтю від копіювання, внесення коректив тощо. Редакція у свою чергу повинна або ж знаходити програму, що конвертує pdf у Word, або ж  набирати текст руками, адже не всі адмінки сайту дозволяють розміщувати файли у такому форматі. Ви правда гадаєте, що редакція буде все це робити? Звісно ж, ні. Вони просто видалять вашу статтю, а вас додадуть у список піарників, з якими не варто працювати.

Як вирішити: Завжди зберігайте матеріал у форматі Word, а ще краще у Google Docs. Якщо в редакції постане питання чи зауваження, вони зможуть відмітити це у тексті, а ви - оперативно виправити. 

ПРОБЛЕМА № 2. Відсутні тематичні зображення / або вони не відповідають формату сайту. Стаття без ілюстрацій "сліпа", тому вам потрібно заздалегідь знайти відповідні фотографії, картинки, чи створити їх власноруч, наприклад, інфографіку тощо. Запам'ятайте, редакція не розмістить ваш матеріал без ілюстрації, але й витрачати час на пошук навряд чи буде. Журналіст або ж напише вам, що чекає від вас світлини, або ж відправить вашу статтю саме знаєте куди.

Як вирішити: Обов`язково підбирайте хоча б 2-3 горизонтального та вертикального зображення, "вагою" не більше 1,5 Мб і розміром не менше 450 х 300 пікселів. Бажано, щоб ці зображення дублювалися в форматах .png і .jpeg.  Якщо ви хочете розмістити інтерв'ю, то відправте фото спікера. Без нього жодне видання не візме ваш матеріал.

Якщо ви хочете поділитися аналітичною інформацією, то використовуйте інфографіку. Читачеві легше зрозуміти цифри та змінення стану якогось об'єкту, події, тенденції через доступні картинки.

ПРОБЛЕМА № 3. ЗАГОЛОВОК ПИШЕТЬСЯ ОСЬ ТАК, ЯК ТУТ!!! Це може показатися неважливим, але оформлення заголовка також має бути стандартним, тобто так, як ми звикли писати. Заголовки з великими буквами, набаченою кількістю знаків оклику чи знаків питання, смайли та інші атрибути, можуть відверто дратувати журналістів.

Як вирішити: Не пишіть заголовок великими буквами. Його зазвичай переробляють, але і є немаленький шанс, що його просто скопіюють, як і саму новину, і вставлять швиденько в стрічку новин.

ПРОБЛЕМА № 4. Кожен абзац ставиться суто за допомогою прогалин, а не за допомогою самої лінійки. Ще з інститутських часів нас вчать оформлювати абзаци. Пам'ятаєте, як викладач казав, що абзац - це п'ять прогалин. Але ви ставили 3 або 6, а потім робили знову. Тут так ж саме ситуація. Ставте абзаци за допомогою лінійки або за допомогою налаштувань, тому що редакторам необхідно буде прибирати це все вручну, а це зайвий час - простіше звернути увагу на інші новини, де форматування буде в порядку.

Як вирішити: Це дуже просто. В налаштуваннях Word оберіть параметри абзацу та встановить інтервал 1,25. Кожен новий абзац вже буде мати потрібний відступ.

Deadline допомагає!